Manajemen Kontrak / Pengadaan

Two business people analyzing project together Free Photo

Manajer Proyek, dalam mengejar Procurement management yang sukses dan untuk memberikan layanan yang tepat waktu, hemat biaya, dan berkualitas kepada klien mereka, dapat memperoleh personel, barang dan jasa selama pelaksanaan proyek; atau personel dan layanan dapat diperoleh oleh orang lain, baik di dalam maupun di luar organisasi, untuk memberikan layanan di bidang khusus mereka. Dalam kedua kasus tersebut, tujuan dicapai dengan kontrak, tertulis atau lisan, yang merupakan perangkat yang mengikat secara hukum yang mendefinisikan hubungan, durasi, sifat dan tingkat layanan, pernyataan kerja, pertimbangan dan syarat dan ketentuan. Proses perolehan personel / barang / jasa disebut pengadaan.

Akuisisi personel dilakukan melalui proses ketenagakerjaan yang berkoordinasi dengan Manajemen Sumber Daya Manusia.

Selama beberapa tahun terakhir, karena kelangkaan sumber daya secara umum, waktu tunggu proyek yang lama dan meningkatnya kompleksitas sistem hukum di mana proyek beroperasi, dokumen kontrak diperlukan untuk mengikat para pihak secara hukum, dan prosedur pengadaan yang ditetapkan diterapkan untuk memastikan keadilan di proses akuisisi. Dengan demikian, menjadi sangat penting bagi manajer proyek untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang teori, praktik, dan proses dari seluruh disiplin manajemen kontrak / pengadaan sehingga aktivitas akuisisi personel / barang / jasanya tidak menjadi insiden yang terisolasi, tetapi berhubungan menjadi keseluruhan yang terintegrasi untuk membangun praktik Procurement management yang sukses.

Strategi Kontrak / Pengadaan pertama-tama harus ditentukan selama fase pengembangan proyek pada suatu titik waktu tergantung pada sejumlah faktor. Faktor-faktor ini termasuk kebutuhan perusahaan, lingkungan, tingkat definisi ruang lingkup, pertimbangan waktu dan biaya serta kuantitas dan lokasi sumber daya yang tersedia.

Pengadaan personel untuk proyek juga tunduk pada kebijakan perusahaan yang merupakan bagian integral dari proses Administratif di bawah Manajemen Sumber Daya Manusia, dengan daftar istilah khusus.

Tulang punggung Manajemen Kontrak / Pengadaan, setelah strategi ditetapkan, adalah proses Akuisi yang urutan kegiatannya adalah sebagai berikut:

pemilihan sumber / prakualifikasi
identifikasi jenis kontrak
dokumen pengadaan / tender
undangan untuk menawar
tanggapan tawaran
evaluasi tawaran
penilaian risiko kontrak
negosiasi pengadaan / kontrak
menghadiahkan
protes tawaran

Harus diakui bahwa prosedur sangat bergantung pada bidang penerapan proyek dan lingkungan perusahaan. Sebagai contoh: Proyek R & D mungkin melibatkan penggunaan sumber daya internal yang membutuhkan pengadaan komitmen pribadi dalam lingkungan matriks jauh lebih banyak daripada, katakanlah, konstruksi di mana sebagian besar pekerjaan dijamin dengan kontrak yang dibuat secara wajar. Demikian pula, karena implikasi politik dan pertimbangan peraturan, persyaratan pengadaan pemerintah jauh lebih kaku daripada persyaratan sektor swasta.

Pengadaan internasional harus mengakui berbagai implikasi lingkungan, sosial, politik, hukum dan keuangan dari melakukan pekerjaan di negara lain.

Implementasi yang sukses dari proses akuisisi memberikan iklim yang menguntungkan yang diperlukan untuk administrasi kontrak yang efektif dan evaluasi pasca kontrak selanjutnya.